Legal: terms, DPA, privacy

Terms and Conditions for APowerFlex (B2B)

Provider: AConsultIT OÜ, Sepapaja tn 6, 15551 Tallinn, Estonia, registry code 17431974, represented by Amir Hanna ("Provider").
Customer: the Customer ("Customer").

1. Scope, business customers only

1.1 These terms govern the use of the software-as-a-service platform "APowerFlex" at apowerflex.com (CRM, sales, invoices, warehouse, transport, service, accounting, projects, helpdesk, HR, freelance, AI functions, customer portal, mobile apps, industry modules such as wholesale/field sales and dental practice, API).

1.2 The service is offered exclusively to businesses, freelancers, practices and organisations. By registering, the Customer confirms that it does not act as a consumer. Conflicting terms of the Customer do not apply.

2. Conclusion of contract, account, trial

2.1 The contract is concluded when registration is completed and these terms and the data processing agreement (DPA) are accepted. The registering person confirms being authorised to represent the Customer.

2.2 The Provider may grant a free trial or a free basic account (currently 2 users). Trials end automatically on the date shown without notice; access may then be limited to the basic account.

2.3 Login data must be kept secret. The Customer is responsible for activities in its account and for the rights it grants to its users, and enables two-factor login for administrators.

3. Services

3.1 The Provider makes the platform available over the internet in its current version. The scope follows from the feature description on the website and the booked plan. The Provider may develop and change the software as long as essential functions remain.

3.2 The Provider aims for 99 % availability on annual average, excluding announced maintenance and disruptions beyond its control (e.g. hosting, network or power outages). Higher availability applies only under a separate SLA.

3.3 The Provider creates encrypted daily, weekly and monthly backups. The Customer can export its data at any time and remains responsible for its own backups of business-critical data.

3.4 AI functions (e.g. AI employee, HR assistant, media production) produce suggestions that may contain errors and must be checked by the Customer before use.

3.5 AI transparency (Art. 50 AI Act, Regulation (EU) 2024/1689): chatbots and voice assistants of the platform tell users that they are interacting with an AI system; drafts and analyses produced by AI are labelled as such. Where the Customer uses the customer chatbot on its own channels or publishes AI-generated text, images, audio or video, the Customer as deployer is responsible for the notices to third parties required by the AI Act; the notice in the chat window must not be removed.

3.6 AI functions run primarily on the Provider's own hardware. If it is unavailable, the cloud AI provider named in Annex 3 of the DPA may be used. The owner of the customer account can switch the cloud AI off at any time under "Security"; individual analyses (e.g. company check) send data only after explicit consent in each case.

4. No legal, tax, payroll or medical advice

Templates, tax rates, payroll and contribution rules, country presets, e-invoice formats, dunning levels and other professional defaults are maintained with care but do not replace advice. The Customer checks invoices, bookings, payslips and filings before use and remains responsible for their correctness and for statutory obligations (e.g. retention, tax and reporting duties). The practice module is administration software and not a medical device; it makes no diagnostic or therapeutic decisions.

5. Customer obligations

5.1 The Customer uses the platform only within the law. In particular, unlawful or infringing content, spam, circumventing security measures, load tests and automated mass requests outside the API limits are prohibited.

5.2 For personal data the Customer processes in APowerFlex (e.g. customers, employees, applicants, patients) the Customer is the controller under the GDPR. It ensures a legal basis, informs data subjects and obtains required consents.

5.3 For locating employees (route tracking) the Customer ensures that employment and data protection requirements are met (e.g. consent, works agreement under § 96 ArbVG in Austria or § 87 BetrVG in Germany).

5.4 A Customer who gives its own customers access via the customer portal, online booking or the practice connection is responsible towards the Provider for their use.

6. Prices, credits, payment

6.1 The prices shown at booking apply plus statutory VAT (reverse charge where applicable). Subscriptions are billed in advance and renew for the booked period.

6.2 Usage-based services (e.g. media production) are billed in credits. Subscription credits expire at the end of the billing period, purchased credits 12 months after purchase.

6.3 If payment is more than 14 days overdue after a reminder, the Provider may restrict access until payment; data export remains possible.

6.4 Price changes are announced at least 30 days in advance; the Customer may terminate as of their effective date.

7. Term, termination, return of data

7.1 The contract runs for an indefinite period. Subscriptions can be cancelled at the end of the current billing period, the basic account at any time. The right to terminate for good cause remains unaffected.

7.2 After the end of the contract the Customer can export its data for 30 more days (CSV, e-invoice, encrypted company backup). The Provider then deletes the Customer's data; backups are overwritten at the end of their retention cycle (max. 12 months) unless a statutory retention duty applies.

7.3 Switching providers (Art. 23–31 Data Act, Regulation (EU) 2023/2854): the Customer may at any time request switching to another provider or to its own infrastructure with a notice period of at most two months; periods already paid remain unaffected. After the notice period a transition period of 30 days begins (extendable where technically necessary), during which the Provider supports the switch with reasonable effort and the service continues. All data and files entered or generated by the Customer and the related metadata can be exported in open, machine-readable formats (incl. CSV/JSON, XRechnung/ZUGFeRD, original files); a description of the data structures is available on request. After the switch the data is deleted according to 7.2; the Customer can still retrieve the data for at least 30 days after the transition period. The Provider charges no fees for switching or data export.

8. Rights in software and data

8.1 For the term of the contract the Customer receives a simple, non-transferable right to use the platform for its own business purposes. All rights in the software remain with the Provider.

8.2 Data entered and content created by the Customer belong to the Customer. The Provider uses them solely to provide the service under the DPA, not for its own purposes and not for training AI models.

9. Liability

9.1 The Provider is liable without limitation for intent, gross negligence and personal injury. For slight negligence it is liable only for breach of essential contractual obligations, limited to the foreseeable, typical damage and at most to the fees paid in the last 12 months (at least EUR 500).

9.2 For loss of data the Provider is liable only for the effort that would have been required to restore it with proper backups. Liability for lost profit and indirect damage is excluded for slight negligence.

9.3 The Customer indemnifies the Provider against third-party claims based on unlawful content or unlawful use by the Customer.

10. Confidentiality

Both parties keep non-public information of the other party confidential, also after the end of the contract. The Provider's staff are bound to confidentiality; for professional secrets (e.g. medical confidentiality) the addendum to the practice module applies in addition.

11. Changes to these terms

The Provider may change these terms with 30 days' notice where required by changes in law, case law or new functions and where the Customer is not unreasonably disadvantaged. The new version is presented to the account owner for acceptance at login; if the Customer objects, either party may terminate as of the effective date.

12. Final provisions

Estonian law applies, excluding the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods; mandatory data protection law remains unaffected. Place of jurisdiction is Tallinn; the Provider may also sue at the Customer's seat. Should a provision be invalid, the remainder of the contract remains effective. The German version is binding; translations are for information.

Version 2026-11-03

Data Processing Agreement (DPA) under Art. 28 GDPR

between the Customer ("Controller") and AConsultIT OÜ, Sepapaja tn 6, 15551 Tallinn, Estonia ("Processor").

§ 1 Subject matter and duration

The Processor processes personal data on behalf of the Controller to the extent the Controller enters or uploads it when using APowerFlex or has it recorded by its customers, employees, patients or applicants. Subject matter, nature and purpose, types of data and categories of data subjects are set out in Annex 1. This DPA applies for the term of the main contract and beyond, as long as the Processor processes the Controller's data.

§ 2 Instructions

The Processor processes the data only on documented instructions of the Controller – given by using the platform's functions, the account settings and this agreement – unless required to do so by EU or member state law; in that case it informs the Controller beforehand unless prohibited by law. If the Processor considers an instruction unlawful, it informs the Controller without delay.

§ 3 Confidentiality

The Processor ensures that all persons with access to the data are bound to confidentiality or subject to a statutory duty of secrecy. Customer data is accessed only where necessary for operation, support requested by the Controller, troubleshooting or security.

§ 4 Security of processing

The Processor implements the technical and organisational measures under Art. 32 GDPR set out in Annex 2 and adapts them to the state of the art. The level of protection must not be lowered.

§ 5 Sub-processors

The Controller gives general authorisation to engage sub-processors. The sub-processors used at conclusion are listed in Annex 3. The Processor informs about intended changes at least 30 days in advance by e-mail or in the account; the Controller may object for good data-protection reasons and, if no solution is found, terminate. The Processor contractually binds sub-processors to an equivalent level of protection. Transfers to third countries take place only on the basis of an adequacy decision or appropriate safeguards (Art. 44 et seq. GDPR).

§ 6 Assistance

The Processor assists the Controller with appropriate measures in fulfilling data subject rights (access, rectification, erasure, restriction, portability, objection) – in particular through the export, editing and deletion functions of the platform – and with the obligations under Art. 32 to 36 GDPR. Requests received directly from data subjects are forwarded to the Controller without delay.

§ 7 Personal data breaches

The Processor notifies the Controller of personal data breaches without undue delay, where possible within 48 hours of becoming aware, with the information under Art. 33(3) GDPR as far as available, and assists with notification.

§ 8 Deletion and return

After the end of the contract the Controller can export its data for 30 days. The Processor then deletes all of the Controller's data unless storage is required by EU or member state law. Encrypted backups are overwritten within their retention cycle (max. 12 months) and are not used in the meantime except for restoration at the Controller's request.

§ 9 Evidence and audits

The Processor makes available all information necessary to demonstrate compliance and allows audits – primarily by self-disclosure, documentation and questionnaires, and where justified also by on-site inspections with reasonable notice during business hours, without disrupting operations and while preserving the confidentiality of other customers.

§ 10 Special categories of personal data

If the Controller processes health data or other special categories (Art. 9 GDPR), e.g. in the practice module, the addendum to the practice module applies in addition.

§ 11 Liability and final provisions

Liability is governed by Art. 82 GDPR; otherwise the liability rules of the terms apply. In case of conflict this DPA prevails over the terms. The law of the Republic of Estonia applies; the GDPR remains unaffected. The German version is binding.

Annex 1 – Subject matter of processing

• Purpose: provision, operation, backup and support of the SaaS platform APowerFlex for the Controller's business processes.
• Nature: collecting, storing, organising, displaying, transmitting (e.g. e-mail, customer portal, practice connection), backing up, restoring, erasing.
• Data subjects: customers, prospects, suppliers and their contacts; users and employees of the Controller; applicants; drivers, technicians and field sales staff; patients (practice module); freelancers; visitors of portal, chat and online booking.
• Types of data: contact and master data; contract, order, delivery, invoice and payment data; communication (tickets, chat, messenger, e-mails, shared files); employee, payroll, absence and application data; location data (proof of delivery, visits, route tracking during shifts); signatures and photos; device and serial numbers; health data (dental chart, treatments, X-rays, medical notes) in the practice module; security log data.

Annex 2 – Technical and organisational measures (Art. 32 GDPR)

• Encryption: encrypted connections only (HTTPS/TLS, HSTS); passwords stored only as salted bcrypt hashes; backups encrypted with ChaCha20-Poly1305, keys kept separate from the storage location.
• Access control: personal user accounts, roles (owner, admin, member) and module rights; two-factor login (TOTP), mandatory for platform administrators; login attempt limits; session cookies with HttpOnly, Secure and SameSite; sessions ended after password or 2FA changes.
• Tenant separation: every table carries the company ID; every access is checked against the company of the logged-in user; attempts to fetch other companies' records are logged and blocked. Files are stored per company outside the public web directory and delivered only after an authorisation check.
• Intrusion detection: filter against typical web attacks, honeypots, graduated automatic IP blocking, security log with administrator alerts; Content Security Policy and further security headers.
• Integrity: software updates are signed with an Ed25519 key and installed only after checking signature and checksum and after manual approval; a backup is made before every update.
• Availability and recovery: automatic daily, weekly and monthly backups (7/4/12 generations), plus an encrypted copy at a second site in Austria; documented restore per company or in full; maintenance mode during restore.
• Data minimisation and deletion: security logs max. 180 days, rate-limit data 24 hours, route points of employee tracking after the period set by the Customer (default 90 days); tracking only during a shift started by the employee and after his consent.
• Messenger and calls: messages and files are accessible only to members of the conversation; conversations between two companies only under a partnership confirmed by both sides. Audio and video calls are transmitted directly between participants (WebRTC, end-to-end encrypted via DTLS-SRTP) and are not recorded; the server only brokers the connection setup.
• AI processing: AI functions run primarily on the Processor's own hardware in Austria with locally operated models. If it is unavailable, only the cloud AI provider named in Annex 3 is used via its business API (according to its terms, data is not used for training there); the Controller can switch this off at any time. The Processor does not use customer data for model training.
• Organisation: confidentiality obligations, access to production data only when needed, separation of test and production systems (tests with test data only), automated security and functional tests before every release.

Annex 3 – Sub-processors

Optional functions activated by the Controller itself (e.g. connecting own systems via API/webhooks, the supplier connection with another company in APowerFlex, external text-to-speech or stock media services in the studio) transmit data to recipients chosen by the Controller under its responsibility.

Version 2026-11-03

Addendum to the practice module (health data)

Supplement to the DPA between the Customer ("Practice") and AConsultIT OÜ ("Processor").

1. Health data

With the practice module the Practice processes health data of its patients (Art. 9 GDPR), e.g. dental chart, treatments, medical notes, X-rays and appointments. The Practice remains controller and ensures a legal basis (in particular Art. 9(2)(h) GDPR for treatment) and that patients are informed.

2. Professional secrecy

The Processor is aware of the Practice's medical / dental duty of confidentiality. It and its staff keep all patient data secret, take note of it only where strictly necessary for operation, backup or explicitly requested support, and are bound to secrecy as assisting persons within the meaning of professional law.

3. Additional safeguards

• Patient data and files are accessible only to logged-in users of the Practice; X-rays are stored outside the public web directory and delivered only after an authorisation check.
• Health data is not transmitted to suppliers: via the supplier connection the supplier sees only orders and the devices it delivered, never patients.
• The Practice enables two-factor login for all users with access to patient data.
• Appointment reminders and booking confirmations by e-mail contain no findings or medical notes.

4. Retention

The Practice is responsible for complying with statutory documentation and retention periods (e.g. § 51 Austrian Physicians Act / Dentists Act, § 630f German Civil Code) and exports the data before termination.

Version 2026-10-12

اتفاقية الاستخدام التجريبي لمنصة APowerFlex

ترجمة عربية للعلم – النص الإنجليزي هو النص المعتمد.

الطرف الأول (مقدم الخدمة): شركة AConsultIT OÜ، Sepapaja tn 6, 15551 Tallinn، إستونيا، رقم السجل 17431974، ويمثلها أمير حنا.
الطرف الثاني (العميل): the Customer.

1. موضوع الاتفاقية

1.1 يتيح مقدم الخدمة للعميل استخدام منصة APowerFlex (برنامج إدارة أعمال عبر الإنترنت) على سبيل التجربة، بما يشمل الوحدات المفعّلة في حساب العميل.

1.2 العميل شركة أو منشأة أو عيادة تستخدم المنصة لأغراض عملها، وليس مستهلكاً.

2. مدة التجربة

2.1 تبدأ التجربة من تاريخ التسجيل وتنتهي في تاريخ انتهاء التجربة الظاهر في حساب العميل (صفحة «العقود» و«اليوم»). يجوز لمقدم الخدمة مدّ هذه المدة، ويظهر التاريخ الجديد في الحساب.

2.2 يحق لكل طرف إنهاء التجربة في أي وقت دون إبداء أسباب ودون أي تعويض.

3. المقابل المالي

3.1 التجربة مجانية بالكامل، ولا يُطلب من العميل أي مقابل أو بيانات دفع خلال مدة التجربة.

3.2 لا تتحول التجربة تلقائياً إلى اشتراك مدفوع. أي استخدام مدفوع بعد انتهاء التجربة يكون باتفاق مستقل يوافق عليه العميل صراحةً.

4. دعوة العيادات والشركاء

4.1 إذا أتاح مقدم الخدمة للعميل عدداً من الدعوات المجانية (مثل العيادات التي يتعامل معها العميل)، تنضم الجهة المدعوة إلى التجربة بنفس الشروط وحتى نفس التاريخ.

4.2 كل جهة مدعوة تقبل هذه الاتفاقية بنفسها عند التسجيل، وتكون مسؤولة وحدها عن البيانات التي تدخلها. لا يطّلع العميل على بيانات الجهة المدعوة إلا بالقدر الذي تشاركه معه عبر الربط (مثل الطلبات والأجهزة والمحادثات المشتركة).

5. طبيعة الخدمة التجريبية

5.1 تُقدَّم المنصة خلال التجربة «بحالتها»، وقد تتغير الوظائف أو تُضاف أو تُعدَّل. لا يضمن مقدم الخدمة مستوى معيناً من التوافر، لكنه يبذل عناية معقولة لتشغيلها بشكل مستقر وآمن.

5.2 يعمل مقدم الخدمة نسخاً احتياطية مشفرة يومية وأسبوعية وشهرية. ويمكن للعميل تصدير بياناته في أي وقت، ويُنصح بالاحتفاظ بنسخة من بياناته المهمة.

5.3 يلتزم العميل بحماية بيانات الدخول، وتفعيل التحقق بخطوتين للحسابات المهمة، وعدم استخدام المنصة لأغراض مخالفة للقانون.

6. البيانات الشخصية

6.1 العميل هو «المتحكم» في البيانات الشخصية التي يدخلها في المنصة (بيانات العملاء والموظفين والمرضى وغيرها) ومقدم الخدمة «معالج» يعالج هذه البيانات نيابة عن العميل ولغرض تشغيل المنصة فقط، وفقاً للائحة الأوروبية العامة لحماية البيانات (GDPR، المادة 28) التي يخضع لها مقدم الخدمة. ويلتزم العميل بالقوانين السارية في بلده، ومنها قانون حماية البيانات الشخصية المصري رقم 151 لسنة 2020 ولائحته التنفيذية.

6.2 يتحمل العميل مسؤولية مشروعية جمع البيانات ومعالجتها، والحصول على موافقة أصحابها حيث يلزم، وعلى أي ترخيص أو تصريح تتطلبه الجهات المختصة، وبوجه خاص بالنسبة للبيانات الحساسة كالبيانات الصحية للمرضى.

6.3 يلتزم مقدم الخدمة بما يلي: (أ) المعالجة وفق تعليمات العميل الموثقة في هذه الاتفاقية وإعدادات الحساب فقط؛ (ب) الحفاظ على سرية البيانات وإلزام العاملين لديه بالسرية؛ (ج) اتخاذ إجراءات حماية تقنية وتنظيمية مناسبة (اتصال مشفر، صلاحيات حسب الدور، سجلات أمان، نسخ احتياطية مشفرة، فصل بيانات كل شركة)؛ (د) إخطار العميل دون تأخير، وخلال 24 ساعة من علمه، بأي خرق يمس بياناته، ليتمكن العميل من الوفاء بالتزاماته تجاه المركز المختص؛ (هـ) مساعدة العميل في الرد على طلبات أصحاب البيانات؛ (و) عدم استخدام بيانات العميل لأي غرض آخر وعدم بيعها أو مشاركتها مع الغير.

6.4 مكان الاستضافة: تُستضاف المنصة وبياناتها لدى شركة hosttech GmbH في سويسرا، وتُحفظ نسخة احتياطية مشفرة لدى مقدم الخدمة في النمسا، وكلاهما يخضع لمستوى حماية بيانات مرتفع. يقر العميل بعلمه بأن البيانات تُخزَّن خارج جمهورية مصر العربية، ويتولى الحصول على أي موافقة أو تصريح يلزم لذلك وفقاً للقانون المصري. يُخطر مقدم الخدمة العميل مسبقاً بأي تغيير في مكان الاستضافة.

6.5 تتم المكالمات الصوتية والمرئية داخل المنصة مباشرة بين أجهزة المشاركين ولا تُسجَّل. وتُحفظ الرسائل والملفات المرسلة عبر المحادثات ضمن بيانات العميل.

6.6 لا يفعّل العميل تتبع موقع المناديب إلا بعد إبلاغ الموظف وموافقته داخل التطبيق، ويقتصر التتبع على وقت الوردية التي يبدؤها الموظف بنفسه.

7. ملكية البيانات وانتهاء التجربة

7.1 تبقى بيانات العميل ملكاً له. ويحتفظ مقدم الخدمة بجميع الحقوق على المنصة وبرمجياتها.

7.2 عند انتهاء التجربة يبقى الحساب والبيانات قائمين على الخطة المجانية، ويمكن للعميل تصدير بياناته. وبناءً على طلب كتابي من العميل يحذف مقدم الخدمة بياناته خلال 30 يوماً، وتُستبدل النسخ الاحتياطية المشفرة خلال دورة حفظها (12 شهراً كحد أقصى).

8. المسؤولية

8.1 نظراً لأن التجربة مجانية، لا يسأل مقدم الخدمة إلا عن الأضرار الناتجة عن الغش أو الخطأ الجسيم، وذلك في الحدود التي يجيزها القانون.

8.2 لا يسأل مقدم الخدمة عن الربح الفائت أو الأضرار غير المباشرة، ولا عن فقدان بيانات كان من الممكن تفاديه بنسخة احتياطية لدى العميل.

8.3 تبقى القرارات المهنية والطبية والمحاسبية والضريبية التي يتخذها العميل باستخدام المنصة من مسؤوليته وحده.

9. السرية

يلتزم الطرفان بالحفاظ على سرية المعلومات غير العلنية التي يطّلعان عليها بمناسبة التجربة، ويستمر هذا الالتزام بعد انتهائها.

10. القانون الواجب التطبيق وحل النزاعات

10.1 تخضع هذه الاتفاقية لأحكام القانون الإستوني، مع استبعاد قواعد تنازع القوانين واتفاقية الأمم المتحدة للبيع الدولي للبضائع (CISG).

10.2 يسعى الطرفان إلى حل أي خلاف ودياً أولاً. فإن تعذر ذلك خلال 30 يوماً، تختص محكمة مقاطعة هاريو (Harju Maakohus) في تالين، إستونيا، وحدها بنظر النزاع.

11. أحكام ختامية

11.1 تُبرم هذه الاتفاقية إلكترونياً بموافقة العميل عند التسجيل أو داخل الحساب، ويُحفظ سجل الموافقة (الاسم، البريد، التاريخ، عنوان IP، النسخة).

11.2 النص الإنجليزي هو النص المعتمد، والترجمة العربية للعلم فقط.

11.3 بطلان أي بند لا يؤثر على صحة باقي البنود.

النسخة 2026-10-12

Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

AConsultIT OÜ (siehe Impressum), E-Mail: office@aconsultit.com

Welche Daten wir verarbeiten

• Konto: E-Mail, Name, Passwort (nur als Hash), Plan, Credits — zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Inhalte: eingegebene Themen/Texte, hochgeladene Dateien (z. B. Stimmproben, Logos, Avatare) und erzeugte Medien — zur Leistungserbringung.
• Zahlung: über Stripe Payments Europe Ltd.; Kartendaten erhalten wir nicht.
• Technische Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Seite in Server-Logs — zur Sicherheit und Missbrauchsabwehr (lit. f), Speicherdauer max. 30 Tage.
• E-Mails: Benachrichtigungen zu Aufträgen und Konto.
• Daten unserer Kunden (Auftragsverarbeitung): Alle Daten, die Unternehmen in APowerFlex erfassen – z. B. Kunden, Mitarbeiter, Bewerber, Lieferungen, Standortdaten von Außendienst und Fahrern sowie Patientendaten im Praxis-Modul – verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Unternehmens (Art. 28 DSGVO, siehe AVV). Verantwortlich ist das jeweilige Unternehmen; Anfragen richten Sie bitte direkt dorthin. Das gilt auch für Kundenportal, Website-Chat, Online-Terminbuchung und Karriereseiten der Unternehmen.
• KI-Funktionen (optional): nur wenn der Kunde ihn aktiviert. Anfragen werden vorrangig auf eigener Hardware von AConsultIT OÜ in Österreich mit lokal betriebenen Sprachmodellen verarbeitet. Ist diese nicht erreichbar, kann ein Cloud-KI-Anbieter (OpenAI, Anthropic, Google oder Groq – jeweils nur einer, im Konto unter „Sicherheit“ angezeigt) über dessen Geschäfts-API genutzt werden; dort werden die Daten laut Anbieterbedingungen nicht zum Training verwendet. Der Kunde kann die Cloud-KI jederzeit abschalten. Chatbots und Sprachassistenten weisen darauf hin, dass Sie mit einer KI sprechen (Art. 50 KI-Verordnung). Anfragen und Antworten bleiben im Kundenkonto und können dort gelöscht werden.

Verarbeitungsort & Empfänger

Die KI-Verarbeitung erfolgt überwiegend auf eigener Hardware in Österreich. Website, Konten und erzeugte Dateien liegen beim Hosting-Anbieter hosttech GmbH (Rechenzentren in der Schweiz; für die Schweiz besteht ein EU-Angemessenheitsbeschluss). Je nach gewählter Funktion können externe Dienste eingebunden werden (z. B. Dienste für Sprachsynthese oder lizenzfreie Stock-Medien); dabei können Daten in Drittländer (z. B. USA) übermittelt werden — auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-US Data Privacy Framework.

Speicherdauer

Kontodaten bis zur Löschung des Kontos; erzeugte Medien bis zur Löschung durch den Kunden bzw. spätestens 90 Tage nach Kündigung; Rechnungsdaten gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Cookies

Wir verwenden nur ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie für die Anmeldung. Keine Tracking- oder Werbe-Cookies.

Website-Statistik (öffentliche Seiten)

Auf den öffentlichen Seiten (Startseite, Preise, Tour usw.) erfassen wir, um unser Angebot zu verbessern und Missbrauch (z. B. Anmeldeversuche) zu erkennen, ohne Cookies und ohne Speicherung auf Ihrem Gerät: IP-Adresse, daraus abgeleitetes Land, Browser-Sprache und gewählte Sprache, Browser/Gerätetyp, verweisende Seite bzw. Kampagnen-Parameter, aufgerufene Seiten, Klicks auf Links und Schaltflächen, gelesene Abschnitte, Scrolltiefe, Verweildauer, Beginn und Abschluss der Registrierung sowie Anmeldeversuche. Ein Besuch wird über einen täglich wechselnden, nicht rückrechenbaren Kennwert aus IP-Adresse und Browser erkannt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die vollständige IP-Adresse wird nach spätestens 30 Tagen gekürzt; Besuchsdaten werden nach 13 Monaten gelöscht. Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte. Die Länderzuordnung nutzt die Datenbank „IP to Country Lite“ von DB-IP (db-ip.com, CC BY 4.0) lokal auf unserem Server. Sie können jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO) – E-Mail an office@aconsultit.com.

Berater auf den öffentlichen Seiten

Der Berater (Chat-Fenster „Berater“) fragt zuerst, ob Sie einverstanden sind; erst nach Ihrer Zustimmung speichern wir Ihre Antworten und Fragen (Branche bzw. Ihre Beschreibung des Betriebs, Betriebsgröße, gewünschte Bereiche, heute genutzte Werkzeuge, Ihre Fragen und unsere Antworten) zusammen mit Sprache, aus der IP-Adresse abgeleitetem Land, der Seite und der Kampagnen-Quelle des Besuchs – ohne Cookies und ohne Namen. Zweck ist, Ihnen eine passende Empfehlung zu geben, Ihre Fragen, Vorschläge und Beschwerden zu bearbeiten und unser Angebot zu verbessern (Marktforschung); Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit per E-Mail widerrufen können. Lehnen Sie ab, wird nichts gespeichert. Fragen, die nicht aus unseren Antworttexten beantwortet werden, kann ein KI-Modell beantworten, das wir selbst betreiben; dabei werden nur Ihre Frage, Ihre Angaben im Berater und unsere Produktinformationen verarbeitet. Ihre E-Mail-Adresse und auf Wunsch Telefonnummer speichern wir nur, wenn Sie sie mit Einwilligung angeben, um Ihnen zu antworten bzw. Sie zurückzurufen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, jederzeit widerrufbar). Registrieren Sie sich aus dem Berater heraus, wird das Gespräch mit Ihrem neuen Konto verknüpft und Branche und Größe werden für die Einrichtung übernommen. Gespräche ohne Registrierung löschen wir nach 13 Monaten.

Mobile App & Offline-Geräte

Die App „APowerFlex“ (Android / iOS) zeigt Ihr Konto aus der Cloud bzw. vom APowerFlex-PC Ihres Betriebs im lokalen Netz an. Gespeichert werden auf dem Gerät nur die Adressen dieser PCs und ein signiertes Anmelde-Ticket (30 Tage gültig, endet mit „Überall abmelden“). Für Push-Benachrichtigungen speichern wir das Geräte-Token (Google Firebase Cloud Messaging bzw. Apple Push Notification Service) zu Ihrem Benutzer; der Inhalt einer Benachrichtigung ist der kurze Hinweistext Ihrer Glocke. Kamera, Fotos und Standort werden nur genutzt, wenn Sie die jeweilige Funktion aufrufen (Scannen, Foto anhängen, Zustellnachweis). Offline-PCs speichern die Daten Ihres Betriebs lokal und gleichen sie verschlüsselt mit der Cloud ab. Ihr Konto können Sie jederzeit selbst löschen (Mein Konto → Sicherheit → Mein Konto löschen); als Inhaber wird das Firmenkonto sofort geschlossen und innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

Freelance-Marktplatz

• Freelancer-Konten: Für Konten auf dem Marktplatz ist AConsultIT OÜ Verantwortlicher. Wir verarbeiten Name, E-Mail, Passwort (nur als Hash), Profilangaben (Kurzprofil, Über mich, Skills, Ort, Sätze, Steuermodus, USt-IdNr., Telefon, Portfolio), Leistungen, Bewerbungen, Nachrichten, Verträge und Bewertungen – zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Sichtbarkeit: Ist „Profil Unternehmen zeigen“ aktiv, sehen angemeldete Unternehmen Profil, Leistungen und Bewertungen. E-Mail-Adresse und Telefonnummer werden nicht angezeigt. Bewerbungen und Nachrichten sieht nur das jeweilige Unternehmen.
• Vertragsschluss: Nimmt ein Freelancer ein Angebot an, werden Name, Kontakt-, Steuer- und Vertragsdaten an das beauftragende Unternehmen übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ab dann ist das Unternehmen für diese Daten in seinem ERP selbst verantwortlich (Stunden, Rechnungen, Buchhaltung). Annahmezeitpunkt und IP-Adresse speichern wir als Nachweis des Vertragsschlusses (lit. f).
• Herkunft der Anmeldung: Enthält der Link, über den Sie sich anmelden, eine Quellangabe (z. B. ?ref= oder utm_source), speichern wir diese Angabe beim Konto, um zu erkennen, welche Empfehlungen und Kampagnen wirken (lit. f). Dafür werden keine Cookies gesetzt und keine Daten an Dritte gegeben.
• Werbung per E-Mail: nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Kästchen bei der Anmeldung bzw. im Profil, nie vorausgewählt; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 174 TKG 2021). Wir speichern Zeitpunkt und IP-Adresse als Nachweis. Widerruf jederzeit im Profil oder per E-Mail an office@aconsultit.com.
• Meldungen & Sperren: Gemeldete Inhalte prüfen wir; Sperren begründen wir gegenüber der betroffenen Person (Art. 16, 17 Digital Services Act).
• Steuerliche Meldepflichten: Soweit Plattformbetreiber gesetzlich zur Meldung von Anbieterdaten an Finanzbehörden verpflichtet sind (Richtlinie (EU) 2021/514 „DAC7“), können wir dafür zusätzliche Angaben (z. B. Steuer-Identifikationsnummer, Anschrift, Geburtsdatum) anfordern und übermitteln (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Speicherdauer & Export: bis zur Schließung des Kontos; Verträge und Nachweise danach entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Ihre Daten können Sie jederzeit im Profil als Datei herunterladen (Art. 15, 20 DSGVO).

Ihre Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch — Anfrage an office@aconsultit.com. Beschwerden: Österreichische Datenschutzbehörde (dsb.gv.at) bzw. Estnische Datenschutzinspektion (aki.ee).

Stand: Oktober 2026

Nutzungsbedingungen Freelance-Marktplatz

Stand: Oktober 2026 · verbindlich ist die deutsche Fassung

1. Rolle von APowerFlex

AConsultIT OÜ betreibt mit APowerFlex eine Plattform, auf der Unternehmen Aufträge ausschreiben und Freelancer sich bewerben oder Leistungen anbieten. Verträge über Leistungen kommen ausschließlich zwischen dem Unternehmen und dem Freelancer zustande. AConsultIT OÜ ist nicht Vertragspartei, nicht Arbeitgeber und nicht Vermittler im Sinne des Arbeitsrechts und übernimmt keine Gewähr für Erfüllung, Qualität oder Bezahlung.

2. Selbstständigkeit

Der Marktplatz ist für selbstständige Tätigkeiten bestimmt. Unternehmen und Freelancer sind selbst dafür verantwortlich, dass ihre Zusammenarbeit tatsächlich selbstständig gestaltet ist (u. a. keine Eingliederung in die Arbeitsorganisation, freie Zeit- und Ortswahl, eigenes unternehmerisches Risiko) und dass Steuer- und Sozialversicherungspflichten erfüllt werden.

3. Konten

Freelancer benötigen ein eigenes Konto mit bestätigter E-Mail-Adresse; Unternehmen nutzen ihr A Power Flex-Konto. Angaben müssen wahr und aktuell sein. Zugangsdaten sind geheim zu halten. Ein Konto kann jederzeit im Profil geschlossen werden.

4. Reihenfolge der Ergebnisse (Ranking)

Jobs und Freelancer werden ohne Bezahlung für Platzierungen gereiht. Hauptparameter sind: Übereinstimmung der Skills mit der Ausschreibung bzw. dem Profil (in Prozent angezeigt), Bewertungen und Anzahl abgeschlossener Aufträge, Aktualität (Datum der Ausschreibung, letzte Aktivität) sowie die vom Nutzer gesetzten Filter. Unvollständige Profile können weiter hinten erscheinen (Art. 5 Verordnung (EU) 2019/1150).

5. Unzulässige Inhalte und Verhalten

Nicht erlaubt sind insbesondere: rechtswidrige, irreführende oder diskriminierende Ausschreibungen, Scheinangebote, Spam und unaufgeforderte Massennachrichten, das Abfragen von Zugangsdaten oder Zahlungsdaten über Nachrichten sowie Inhalte, die Rechte Dritter verletzen.

6. Meldungen, Sperren und Beschwerden

Jede Ausschreibung und jedes Profil kann über „Melden“ gemeldet werden; Hinweise per E-Mail an office@aconsultit.com sind ebenfalls möglich (zentrale Kontaktstelle, Deutsch oder Englisch). Wir prüfen Meldungen zeitnah und können Inhalte entfernen, Ausschreibungen schließen oder Konten sperren. Betroffene erhalten eine Begründung mit den Tatsachen und der Rechtsgrundlage bzw. Bestimmung dieser Bedingungen (Art. 16, 17 Digital Services Act) und können sich innerhalb von sechs Monaten per E-Mail beschweren; wir prüfen die Beschwerde erneut und teilen das Ergebnis mit.

7. Entgelte

Die Nutzung des Marktplatzes ist für Freelancer derzeit kostenlos; für Unternehmen ist sie Teil des A Power Flex-Abos. Änderungen (z. B. Gebühren oder Zahlungsabwicklung über die Plattform) kündigen wir mindestens 15 Tage vorher an (Art. 3 Verordnung (EU) 2019/1150).

8. Bewertungen

Bewertungen dürfen nur nach einem abgeschlossenen Vertrag und nur einmal je Vertrag und Seite abgegeben werden. Sie müssen sachlich sein und auf eigener Erfahrung beruhen.

9. Haftung, Recht

Es gelten ergänzend die AGB von APowerFlex; für Freelancer gelten sie sinngemäß, soweit sie auf das Kundenkonto Bezug nehmen. Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss der Verweisungsnormen und des UN-Kaufrechts; zwingende Verbraucherschutzvorschriften bleiben unberührt.

Impressum

AConsultIT OÜ
Sitz: Sepapaja tn 6, 15551 Tallinn, Estland
Registrikood (Estnisches Handelsregister): 17431974
Geschäftsführer (Juhatuse liige): Amir Hanna
Betriebsstätte / Kontakt: Wien, Österreich
E-Mail: office@aconsultit.com · Tel. +372 5695 3778
Web: aconsultit.com

Wir sind nicht verpflichtet und nicht bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.