Legal: terms, DPA, privacy

Allgemeine Geschäftsbedingungen für APowerFlex (B2B)

Anbieter: AConsultIT OÜ, Sepapaja tn 6, 15551 Tallinn, Estland, Registrikood 17431974, vertreten durch Amir Hanna („Anbieter“).
Kunde: dem Kunden („Kunde“).

1. Geltungsbereich, Unternehmer

1.1 Diese AGB regeln die Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform „APowerFlex“ unter apowerflex.com (CRM, Verkauf, Rechnungen, Lager, Transport, Service, Buchhaltung, Projekte, Helpdesk, HR, Freelance, KI-Funktionen, Kundenportal, Mobile Apps, Branchenmodule wie Großhandel/Außendienst und Zahnarztpraxis, API).

1.2 Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer, Freiberufler, Praxen und Organisationen. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, nicht als Verbraucher zu handeln. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nicht.

2. Vertragsschluss, Konto, Testphase

2.1 Der Vertrag kommt mit Abschluss der Registrierung und Zustimmung zu diesen AGB und dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zustande. Die registrierende Person versichert, zur Vertretung des Kunden berechtigt zu sein.

2.2 Der Anbieter kann eine kostenlose Testphase oder ein kostenloses Basiskonto (derzeit 2 Benutzer) gewähren. Testphasen enden automatisch zum angezeigten Datum, ohne dass eine Kündigung nötig ist; danach kann der Zugang auf das Basiskonto beschränkt werden.

2.3 Zugangsdaten sind geheim zu halten. Der Kunde ist für Handlungen in seinem Konto und für die Rechtevergabe an seine Benutzer verantwortlich und aktiviert für Administratoren die Zwei-Faktor-Anmeldung.

3. Leistungen

3.1 Der Anbieter stellt die Plattform in der jeweils aktuellen Fassung über das Internet bereit. Der Leistungsumfang ergibt sich aus der Funktionsbeschreibung auf der Website und dem gebuchten Plan. Der Anbieter darf die Software weiterentwickeln und ändern, sofern die wesentlichen Funktionen erhalten bleiben.

3.2 Der Anbieter bemüht sich um eine Verfügbarkeit von 99 % im Jahresmittel, ausgenommen angekündigte Wartungen und Störungen außerhalb seines Einflussbereichs (z. B. Hosting-, Netz- oder Stromausfälle). Eine höhere Verfügbarkeit gilt nur bei gesonderter Vereinbarung (SLA).

3.3 Der Anbieter erstellt tägliche, wöchentliche und monatliche verschlüsselte Sicherungen. Der Kunde kann seine Daten jederzeit selbst exportieren und bleibt für eigene Sicherungen geschäftskritischer Daten verantwortlich.

3.4 KI-Funktionen (z. B. KI-Mitarbeiter, HR-Assistent, Medienproduktion) liefern Vorschläge, die fehlerhaft sein können. Sie sind vor Verwendung vom Kunden zu prüfen.

3.5 Transparenz bei KI (Art. 50 KI-Verordnung (EU) 2024/1689): Chatbots und Sprachassistenten der Plattform weisen Nutzer darauf hin, dass sie mit einem KI-System interagieren; von der KI erzeugte Entwürfe und Analysen sind als solche gekennzeichnet. Setzt der Kunde den Kunden-Chatbot auf eigenen Kanälen ein oder veröffentlicht er KI-erzeugte Texte, Bilder, Audio- oder Videoinhalte, ist er als Betreiber für die nach der KI-Verordnung erforderlichen Hinweise gegenüber Dritten verantwortlich; der Hinweis im Chat-Fenster darf nicht entfernt werden.

3.6 KI-Funktionen werden vorrangig auf eigener Hardware des Anbieters ausgeführt. Ist diese nicht erreichbar, kann der in Anlage 3 des AVV genannte Cloud-KI-Anbieter genutzt werden. Der Inhaber des Kundenkontos kann die Cloud-KI jederzeit unter „Sicherheit“ abschalten; einzelne Analysen (z. B. Firmen-Check) senden Daten nur nach ausdrücklicher Zustimmung im Einzelfall.

4. Keine Rechts-, Steuer-, Lohn- oder Medizinberatung

Vorlagen, Steuersätze, Lohn- und Abgabenregeln, Länder-Presets, E-Rechnungsformate, Mahnstufen und sonstige fachliche Voreinstellungen werden mit Sorgfalt gepflegt, ersetzen aber keine Beratung. Der Kunde prüft Rechnungen, Buchungen, Lohnabrechnungen und Meldungen vor ihrer Verwendung und bleibt für deren Richtigkeit und die Einhaltung gesetzlicher Pflichten (z. B. Aufbewahrung, Steuer- und Meldepflichten) verantwortlich. Das Praxis-Modul ist eine Verwaltungssoftware und kein Medizinprodukt; es trifft keine Diagnose- oder Therapieentscheidungen.

5. Pflichten des Kunden

5.1 Der Kunde nutzt die Plattform nur im Rahmen der Gesetze. Untersagt sind insbesondere rechtswidrige oder rechteverletzende Inhalte, Spam, das Umgehen von Sicherheitsmaßnahmen, Lasttests und automatisierte Massenabfragen außerhalb der API-Grenzen.

5.2 Für personenbezogene Daten, die der Kunde in APowerFlex verarbeitet (z. B. Kunden, Mitarbeiter, Bewerber, Patienten), ist der Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Er sorgt für eine Rechtsgrundlage, informiert die Betroffenen und holt erforderliche Einwilligungen ein.

5.3 Für die Ortung von Mitarbeitern (Routenverfolgung) stellt der Kunde sicher, dass die arbeits- und datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind (z. B. Einwilligung, Betriebsvereinbarung nach § 96 ArbVG in Österreich bzw. § 87 BetrVG in Deutschland).

5.4 Wer Kunden über Kundenportal, Online-Buchung oder Praxis-Verbindung Zugang gibt, ist für deren Nutzung im Verhältnis zum Anbieter verantwortlich.

6. Preise, Credits, Zahlung

6.1 Es gelten die bei Buchung angezeigten Preise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer (bei innergemeinschaftlichen Leistungen ggf. Reverse Charge). Abonnements werden im Voraus abgerechnet und verlängern sich jeweils um den gebuchten Zeitraum.

6.2 Verbrauchsabhängige Leistungen (z. B. Medienproduktion) werden über Credits abgerechnet. Abo-Credits verfallen am Ende des Abrechnungszeitraums, gekaufte Credits 12 Monate nach Kauf.

6.3 Bei Zahlungsverzug von mehr als 14 Tagen nach Mahnung darf der Anbieter den Zugang bis zur Zahlung einschränken; der Datenexport bleibt möglich.

6.4 Preisänderungen werden mindestens 30 Tage vorher angekündigt; der Kunde kann zum Wirksamwerden kündigen.

7. Laufzeit, Kündigung, Datenrückgabe

7.1 Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Abonnements sind zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündbar, das Basiskonto jederzeit. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

7.2 Nach Vertragsende kann der Kunde seine Daten noch 30 Tage exportieren (CSV, E-Rechnung, verschlüsseltes Firmen-Backup). Danach löscht der Anbieter die Daten des Kunden; Sicherungen werden mit Ablauf ihres Aufbewahrungszyklus (max. 12 Monate) überschrieben, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

7.3 Anbieterwechsel (Art. 23–31 Data Act, Verordnung (EU) 2023/2854): Der Kunde kann jederzeit mit einer Frist von höchstens zwei Monaten den Wechsel zu einem anderen Anbieter oder in eine eigene Infrastruktur verlangen; bereits bezahlte Zeiträume bleiben unberührt. Nach Ablauf der Frist beginnt ein Übergangszeitraum von 30 Tagen (verlängerbar, wenn dies technisch nötig ist), in dem der Anbieter den Wechsel nach Kräften unterstützt und der Dienst weiterläuft. Exportierbar sind alle vom Kunden eingegebenen und erzeugten Daten und Dateien sowie die zugehörigen Metadaten in offenen, maschinenlesbaren Formaten (u. a. CSV/JSON, XRechnung/ZUGFeRD, Originaldateien); eine Beschreibung der Datenstrukturen stellt der Anbieter auf Anfrage bereit. Nach Abschluss des Wechsels werden die Daten gemäß 7.2 gelöscht; der Kunde kann die Daten nach dem Übergangszeitraum noch mindestens 30 Tage abrufen. Für den Wechsel und den Datenexport erhebt der Anbieter keine Gebühren.

8. Rechte an Software und Daten

8.1 Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht übertragbares Recht, die Plattform für eigene Geschäftszwecke zu nutzen. Alle Rechte an der Software verbleiben beim Anbieter.

8.2 Die vom Kunden eingegebenen Daten und erzeugten Inhalte gehören dem Kunden. Der Anbieter nutzt sie ausschließlich zur Leistungserbringung gemäß AVV, nicht für eigene Zwecke und nicht zum Training von KI-Modellen.

9. Haftung

9.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit und für Personenschäden. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet er nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden, höchstens auf die in den letzten 12 Monaten gezahlten Entgelte (mindestens 500 EUR).

9.2 Für Datenverlust haftet der Anbieter nur in Höhe des Aufwands, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung zur Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre. Die Haftung für entgangenen Gewinn und mittelbare Schäden ist bei leichter Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

9.3 Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die auf rechtswidrigen Inhalten oder einer rechtswidrigen Nutzung durch den Kunden beruhen.

10. Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln nicht öffentliche Informationen der anderen Partei vertraulich, auch über das Vertragsende hinaus. Die Mitarbeiter des Anbieters sind zur Verschwiegenheit verpflichtet; für Berufsgeheimnisse (z. B. ärztliche Schweigepflicht) gilt zusätzlich die Zusatzvereinbarung zum Praxis-Modul.

11. Änderungen dieser Bedingungen

Der Anbieter kann diese AGB mit einer Frist von 30 Tagen ändern, wenn dies wegen Gesetzesänderungen, Rechtsprechung oder neuer Funktionen erforderlich ist und den Kunden nicht unangemessen benachteiligt. Die neue Fassung wird dem Inhaber des Kontos beim Login zur Zustimmung vorgelegt; widerspricht der Kunde, kann jede Partei zum Wirksamwerden kündigen.

12. Schlussbestimmungen

Es gilt estnisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts; zwingende Bestimmungen des Datenschutzrechts bleiben unberührt. Gerichtsstand ist Tallinn; der Anbieter kann den Kunden auch an dessen Sitz verklagen. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Die deutsche Fassung ist verbindlich; Übersetzungen dienen der Information.

Fassung 2026-11-03

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO

zwischen dem Kunden („Verantwortlicher“) und AConsultIT OÜ, Sepapaja tn 6, 15551 Tallinn, Estland („Auftragsverarbeiter“).

§ 1 Gegenstand und Dauer

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen, soweit dieser sie bei der Nutzung von APowerFlex eingibt, hochlädt oder durch dessen Kunden, Mitarbeiter, Patienten oder Bewerber erfassen lässt. Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung, Datenarten und Kategorien betroffener Personen ergeben sich aus Anlage 1. Der AVV gilt für die Dauer des Hauptvertrags (AGB) und darüber hinaus, solange der Auftragsverarbeiter Daten des Verantwortlichen verarbeitet.

§ 2 Weisungen

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen – diese besteht in der Nutzung der Funktionen der Plattform, den Einstellungen im Konto und diesem Vertrag –, es sei denn, er ist nach EU-Recht oder dem Recht eines Mitgliedstaats zur Verarbeitung verpflichtet; in diesem Fall teilt er dies dem Verantwortlichen vorher mit, sofern das Recht dies nicht verbietet. Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, informiert er den Verantwortlichen unverzüglich.

§ 3 Vertraulichkeit

Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass alle Personen, die Zugang zu den Daten haben, zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Zugriff auf Kundendaten erfolgt nur, soweit dies für Betrieb, Support auf Anfrage des Verantwortlichen, Fehlerbehebung oder Sicherheit erforderlich ist.

§ 4 Sicherheit der Verarbeitung

Der Auftragsverarbeiter trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO gemäß Anlage 2 und passt sie dem Stand der Technik an. Eine Absenkung des Schutzniveaus ist unzulässig.

§ 5 Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche erteilt die allgemeine Genehmigung zur Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern. Die bei Vertragsschluss eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sind in Anlage 3 genannt. Über beabsichtigte Änderungen informiert der Auftragsverarbeiter mindestens 30 Tage vorher per E-Mail oder im Konto; der Verantwortliche kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen und, falls keine Lösung gefunden wird, den Vertrag kündigen. Der Auftragsverarbeiter verpflichtet Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf ein gleichwertiges Schutzniveau. Übermittlungen in Drittländer erfolgen nur bei Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien (Art. 44 ff. DSGVO).

§ 6 Unterstützung des Verantwortlichen

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen mit geeigneten Maßnahmen bei der Erfüllung von Betroffenenrechten (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch) – insbesondere durch die Export-, Bearbeitungs- und Löschfunktionen der Plattform – sowie bei den Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO. Anfragen Betroffener, die direkt beim Auftragsverarbeiter eingehen, leitet er unverzüglich an den Verantwortlichen weiter.

§ 7 Meldung von Verletzungen

Der Auftragsverarbeiter meldet dem Verantwortlichen Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, möglichst innerhalb von 48 Stunden nach Bekanntwerden, mit den Informationen nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO, soweit verfügbar, und unterstützt bei Meldung und Benachrichtigung.

§ 8 Löschung und Rückgabe

Nach Vertragsende kann der Verantwortliche seine Daten 30 Tage lang exportieren. Danach löscht der Auftragsverarbeiter alle Daten des Verantwortlichen, sofern keine Pflicht zur Speicherung nach EU- oder mitgliedstaatlichem Recht besteht. Verschlüsselte Sicherungen werden innerhalb ihres Aufbewahrungszyklus (höchstens 12 Monate) überschrieben und bis dahin nicht mehr genutzt, außer zur Wiederherstellung auf Wunsch des Verantwortlichen.

§ 9 Nachweise und Kontrollen

Der Auftragsverarbeiter stellt alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags zur Verfügung und ermöglicht Überprüfungen – vorrangig durch Selbstauskunft, Dokumentation und Fragebögen, bei begründetem Anlass auch durch Prüfungen vor Ort nach angemessener Vorankündigung zu üblichen Geschäftszeiten, ohne Störung des Betriebs und unter Wahrung der Vertraulichkeit gegenüber anderen Kunden.

§ 10 Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Verarbeitet der Verantwortliche Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO), etwa im Praxis-Modul, gelten zusätzlich die Bestimmungen der Zusatzvereinbarung zum Praxis-Modul.

§ 11 Haftung und Schlussbestimmungen

Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO; im Übrigen gelten die Haftungsregeln der AGB. Bei Widersprüchen geht dieser AVV den AGB vor. Es gilt das Recht der Republik Estland; die DSGVO bleibt unberührt. Die deutsche Fassung ist verbindlich.

Anlage 1 – Gegenstand der Verarbeitung

• Zweck: Bereitstellung, Betrieb, Sicherung und Support der SaaS-Plattform APowerFlex für die Geschäftsprozesse des Verantwortlichen.
• Art der Verarbeitung: Erheben, Speichern, Ordnen, Anzeigen, Übermitteln (z. B. E-Mail-Versand, Kundenportal, Praxis-Verbindung), Sichern, Wiederherstellen, Löschen.
• Kategorien betroffener Personen: Kunden, Interessenten, Lieferanten und deren Ansprechpartner; Benutzer und Mitarbeiter des Verantwortlichen; Bewerber; Fahrer, Techniker und Außendienstmitarbeiter; Patienten (Praxis-Modul); Freelancer; Besucher von Portal, Chat und Online-Buchung.
• Datenarten: Kontakt- und Stammdaten; Vertrags-, Bestell-, Liefer-, Rechnungs- und Zahlungsdaten; Kommunikation (Tickets, Chat, Messenger, E-Mails, geteilte Dateien); Mitarbeiter-, Lohn-, Abwesenheits- und Bewerbungsdaten; Standortdaten (Zustellnachweis, Besuche, Routenverfolgung während des Dienstes); Unterschriften und Fotos; Geräte- und Seriennummern; Gesundheitsdaten (Zahnbefund, Behandlungen, Röntgenbilder, medizinische Hinweise) im Praxis-Modul; Protokolldaten zur Sicherheit.

Anlage 2 – Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

• Verschlüsselung: ausschließlich verschlüsselte Verbindungen (HTTPS/TLS, HSTS); Passwörter nur als gesalzener bcrypt-Hash; Sicherungen mit ChaCha20-Poly1305 verschlüsselt, Schlüssel getrennt vom Speicherort.
• Zugangskontrolle: persönliche Benutzerkonten, Rollen (Inhaber, Admin, Mitglied) und modulbezogene Rechte; Zwei-Faktor-Anmeldung (TOTP), für Plattform-Administratoren verpflichtend; Begrenzung von Anmeldeversuchen; Sitzungs-Cookies mit HttpOnly, Secure und SameSite; automatische Abmeldung bei Passwort- oder 2FA-Änderung.
• Mandantentrennung: jede Tabelle enthält die Firmenkennung; jeder Zugriff wird auf die Firma des angemeldeten Benutzers geprüft; Versuche, fremde Datensätze abzurufen, werden protokolliert und blockiert. Dateien werden außerhalb des öffentlichen Webverzeichnisses pro Firma gespeichert und nur nach Berechtigungsprüfung ausgeliefert.
• Angriffserkennung: Web-Application-Filter gegen typische Angriffe, Lockfallen (Honeypots), gestufte automatische IP-Sperren, Sicherheitsprotokoll mit Alarmierung des Administrators; Content-Security-Policy und weitere Sicherheits-Header.
• Integrität: Software-Updates werden mit einem Ed25519-Schlüssel signiert und nur nach Prüfung von Signatur und Prüfsumme und nach manueller Freigabe eingespielt; vor jedem Update wird eine Sicherung erstellt.
• Verfügbarkeit und Wiederherstellung: automatische tägliche, wöchentliche und monatliche Sicherungen (7/4/12 Generationen), zusätzlich verschlüsselte Kopie an einem zweiten Standort in Österreich; dokumentierte Wiederherstellung je Firma oder vollständig; Wartungsmodus während einer Wiederherstellung.
• Datenminimierung und Löschung: Protokolldaten zur Sicherheit max. 180 Tage, Ratenbegrenzungsdaten 24 Stunden, Routenpunkte der Mitarbeiterortung nach der vom Kunden eingestellten Frist (Standard 90 Tage); Ortung nur während eines vom Mitarbeiter selbst gestarteten Dienstes und nach dessen Einwilligung.
• Messenger und Anrufe: Nachrichten und Dateien sind nur für Mitglieder der jeweiligen Unterhaltung abrufbar; Unterhaltungen zwischen zwei Firmen nur bei einer von beiden Seiten bestätigten Partnerschaft. Audio- und Videoanrufe werden direkt zwischen den Teilnehmern übertragen (WebRTC, Ende-zu-Ende per DTLS-SRTP verschlüsselt) und nicht aufgezeichnet; der Server vermittelt nur den Verbindungsaufbau.
• KI-Verarbeitung: KI-Funktionen laufen vorrangig auf eigener Hardware des Auftragsverarbeiters in Österreich mit lokal betriebenen Modellen. Ist diese nicht erreichbar, wird nur der in Anlage 3 genannte Cloud-KI-Anbieter über dessen Geschäfts-API genutzt (Daten werden dort laut Anbieterbedingungen nicht zum Training verwendet); der Verantwortliche kann dies jederzeit abschalten. Keine Nutzung von Kundendaten zum Modelltraining durch den Auftragsverarbeiter.
• Organisation: Verpflichtung auf Vertraulichkeit, Zugriff auf Produktionsdaten nur bei Bedarf, Trennung von Test- und Produktivsystemen (Tests nur mit Testdaten), regelmäßige automatisierte Sicherheits- und Funktionstests vor jeder Veröffentlichung.

Anlage 3 – Unterauftragsverarbeiter

Optionale Funktionen, die der Verantwortliche selbst aktiviert (z. B. Anbindung eigener Systeme per API/Webhooks, Lieferanten-Verbindung mit einer anderen Firma in APowerFlex, externe Dienste für Sprachsynthese oder Stock-Medien im Studio), übermitteln Daten an die vom Verantwortlichen gewählten Empfänger in dessen Verantwortung.

Fassung 2026-11-03

Zusatzvereinbarung zum Praxis-Modul (Gesundheitsdaten)

Ergänzung zum AVV zwischen dem Kunden („Praxis“) und AConsultIT OÜ („Auftragsverarbeiter“).

1. Gesundheitsdaten

Mit dem Praxis-Modul verarbeitet die Praxis Gesundheitsdaten ihrer Patienten (Art. 9 DSGVO), z. B. Zahnbefund, Behandlungen, medizinische Hinweise, Röntgenbilder und Termine. Die Praxis bleibt Verantwortliche und stellt sicher, dass eine Rechtsgrundlage besteht (insbesondere Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO für die Behandlung) und Patienten informiert werden.

2. Berufsgeheimnis

Der Auftragsverarbeiter ist sich der ärztlichen bzw. zahnärztlichen Verschwiegenheitspflicht der Praxis bewusst. Er und seine Mitarbeiter wahren über alle Patientendaten Verschwiegenheit, nehmen davon nur Kenntnis, soweit es für Betrieb, Sicherung oder ausdrücklich angefragten Support unbedingt erforderlich ist, und sind als mitwirkende Personen im Sinne der berufsrechtlichen Vorschriften zur Geheimhaltung verpflichtet.

3. Zusätzliche Schutzmaßnahmen

• Patientendaten und Dateien sind nur für angemeldete Benutzer der Praxis abrufbar; Röntgenbilder werden außerhalb des öffentlichen Webverzeichnisses gespeichert und nur nach Berechtigungsprüfung ausgeliefert.
• Gesundheitsdaten werden nicht an Lieferanten übermittelt: Über die Lieferanten-Verbindung sieht der Lieferant nur Bestellungen und die von ihm gelieferten Geräte, niemals Patienten.
• Die Praxis aktiviert die Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Benutzer mit Zugriff auf Patientendaten.
• Terminerinnerungen und Buchungsbestätigungen per E-Mail enthalten keine Befunde oder medizinischen Hinweise.

4. Aufbewahrung

Die Praxis ist für die Einhaltung der gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungsfristen (z. B. § 51 ÄrzteG bzw. Zahnärztegesetz in Österreich, § 630f BGB in Deutschland) verantwortlich und exportiert die Daten vor einer Kündigung.

Fassung 2026-10-12

Pilot Use Agreement for APowerFlex

Binding version. An Arabic translation is provided for information.

Provider: AConsultIT OÜ, Sepapaja tn 6, 15551 Tallinn, Estonia, registry code 17431974, represented by Amir Hanna.
Customer: the Customer.

1. Subject

1.1 The Provider lets the Customer use the APowerFlex platform (online business software) on a trial basis, including the modules enabled in the Customer's account.

1.2 The Customer is a company, business or practice using the platform for its business, not a consumer.

2. Trial period

2.1 The trial starts on sign-up and ends on the trial end date shown in the Customer's account ("Contracts" and "Today"). The Provider may extend it; the new date is shown in the account.

2.2 Either party may end the trial at any time without reasons and without compensation.

3. Fees

3.1 The trial is entirely free of charge; no payment or payment details are requested during the trial.

3.2 The trial does not turn into a paid subscription automatically. Any paid use after the trial requires a separate agreement expressly accepted by the Customer.

4. Invited clinics and partners

4.1 Where the Provider grants the Customer free invitations (e.g. for clinics it supplies), the invited party joins the trial on the same terms and until the same date.

4.2 Each invited party accepts this agreement itself on sign-up and is solely responsible for the data it enters. The Customer sees an invited party's data only to the extent shared through the link (e.g. orders, devices, shared conversations).

5. Nature of the trial service

5.1 During the trial the platform is provided "as is"; functions may change. No particular availability is guaranteed, but the Provider takes reasonable care to run it stably and securely.

5.2 The Provider makes encrypted daily, weekly and monthly backups. The Customer can export its data at any time and should keep a copy of important data.

5.3 The Customer protects its log-in data, uses two-step verification for important accounts and does not use the platform unlawfully.

6. Personal data

6.1 The Customer is the "controller" of the personal data it enters (customers, employees, patients etc.) The Provider is a "processor" acting on the Customer's behalf solely to operate the platform, in accordance with the EU General Data Protection Regulation (GDPR, Art. 28) to which the Provider is subject. The Customer complies with the laws applicable in its country, including Egyptian Personal Data Protection Law No. 151 of 2020 and its executive regulations.

6.2 The Customer is responsible for the lawfulness of collecting and processing the data, for consents where required and for any licence or permit required by the competent authorities, in particular for sensitive data such as patients' health data.

6.3 The Provider (a) processes only on the Customer's instructions as documented in this agreement and the account settings; (b) keeps the data confidential and binds its staff to confidentiality; (c) takes appropriate technical and organisational measures (encrypted connections, role-based access, security logs, encrypted backups, separation of each company's data); (d) informs the Customer without delay and within 24 hours of becoming aware of any breach affecting its data, so the Customer can meet its duties towards the competent centre; (e) assists with data-subject requests; (f) does not use, sell or share the Customer's data for any other purpose.

6.4 Hosting location: the platform and its data are hosted by hosttech GmbH in Switzerland, with an encrypted backup copy at the Provider in Austria, both subject to a high level of data protection. The Customer acknowledges that the data is stored outside the Arab Republic of Egypt and obtains any approval or permit required for this under Egyptian law. The Provider gives advance notice of any change of hosting location.

6.5 Voice and video calls take place directly between the participants' devices and are not recorded. Messages and files sent in conversations are stored as Customer data.

6.6 The Customer enables sales-rep location tracking only after informing the employee and obtaining his consent in the app; tracking is limited to shifts the employee starts himself.

7. Data ownership and end of the trial

7.1 The Customer's data remains its property. The Provider retains all rights in the platform and its software.

7.2 After the trial the account and data remain available on the free plan and can be exported. On the Customer's written request the Provider deletes its data within 30 days; encrypted backups are overwritten within their retention cycle (max. 12 months).

8. Liability

8.1 As the trial is free, the Provider is liable only for damage caused by fraud or gross negligence, to the extent permitted by law.

8.2 The Provider is not liable for lost profit, indirect damage or loss of data that a backup kept by the Customer would have avoided.

8.3 Professional, medical, accounting and tax decisions made by the Customer using the platform remain its sole responsibility.

9. Confidentiality

Both parties keep non-public information learned in connection with the trial confidential, also after it ends.

10. Governing law and disputes

10.1 This agreement is governed by the laws of Estonia, excluding its conflict-of-law rules and the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG).

10.2 The parties first try to settle any dispute amicably; failing that within 30 days, Harju County Court (Harju Maakohus) in Tallinn, Estonia, has exclusive jurisdiction.

11. Final provisions

11.1 This agreement is concluded electronically by the Customer's acceptance on sign-up or in the account; the acceptance record (name, e-mail, date, IP address, version) is stored.

11.2 The English text is binding; the Arabic translation is for information only.

11.3 If any clause is invalid, the remaining clauses stay valid.

Version 2026-10-12

Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

AConsultIT OÜ (siehe Impressum), E-Mail: office@aconsultit.com

Welche Daten wir verarbeiten

• Konto: E-Mail, Name, Passwort (nur als Hash), Plan, Credits — zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Inhalte: eingegebene Themen/Texte, hochgeladene Dateien (z. B. Stimmproben, Logos, Avatare) und erzeugte Medien — zur Leistungserbringung.
• Zahlung: über Stripe Payments Europe Ltd.; Kartendaten erhalten wir nicht.
• Technische Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Seite in Server-Logs — zur Sicherheit und Missbrauchsabwehr (lit. f), Speicherdauer max. 30 Tage.
• E-Mails: Benachrichtigungen zu Aufträgen und Konto.
• Daten unserer Kunden (Auftragsverarbeitung): Alle Daten, die Unternehmen in APowerFlex erfassen – z. B. Kunden, Mitarbeiter, Bewerber, Lieferungen, Standortdaten von Außendienst und Fahrern sowie Patientendaten im Praxis-Modul – verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Unternehmens (Art. 28 DSGVO, siehe AVV). Verantwortlich ist das jeweilige Unternehmen; Anfragen richten Sie bitte direkt dorthin. Das gilt auch für Kundenportal, Website-Chat, Online-Terminbuchung und Karriereseiten der Unternehmen.
• KI-Funktionen (optional): nur wenn der Kunde ihn aktiviert. Anfragen werden vorrangig auf eigener Hardware von AConsultIT OÜ in Österreich mit lokal betriebenen Sprachmodellen verarbeitet. Ist diese nicht erreichbar, kann ein Cloud-KI-Anbieter (OpenAI, Anthropic, Google oder Groq – jeweils nur einer, im Konto unter „Sicherheit“ angezeigt) über dessen Geschäfts-API genutzt werden; dort werden die Daten laut Anbieterbedingungen nicht zum Training verwendet. Der Kunde kann die Cloud-KI jederzeit abschalten. Chatbots und Sprachassistenten weisen darauf hin, dass Sie mit einer KI sprechen (Art. 50 KI-Verordnung). Anfragen und Antworten bleiben im Kundenkonto und können dort gelöscht werden.

Verarbeitungsort & Empfänger

Die KI-Verarbeitung erfolgt überwiegend auf eigener Hardware in Österreich. Website, Konten und erzeugte Dateien liegen beim Hosting-Anbieter hosttech GmbH (Rechenzentren in der Schweiz; für die Schweiz besteht ein EU-Angemessenheitsbeschluss). Je nach gewählter Funktion können externe Dienste eingebunden werden (z. B. Dienste für Sprachsynthese oder lizenzfreie Stock-Medien); dabei können Daten in Drittländer (z. B. USA) übermittelt werden — auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-US Data Privacy Framework.

Speicherdauer

Kontodaten bis zur Löschung des Kontos; erzeugte Medien bis zur Löschung durch den Kunden bzw. spätestens 90 Tage nach Kündigung; Rechnungsdaten gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Cookies

Wir verwenden nur ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie für die Anmeldung. Keine Tracking- oder Werbe-Cookies.

Website-Statistik (öffentliche Seiten)

Auf den öffentlichen Seiten (Startseite, Preise, Tour usw.) erfassen wir, um unser Angebot zu verbessern und Missbrauch (z. B. Anmeldeversuche) zu erkennen, ohne Cookies und ohne Speicherung auf Ihrem Gerät: IP-Adresse, daraus abgeleitetes Land, Browser-Sprache und gewählte Sprache, Browser/Gerätetyp, verweisende Seite bzw. Kampagnen-Parameter, aufgerufene Seiten, Klicks auf Links und Schaltflächen, gelesene Abschnitte, Scrolltiefe, Verweildauer, Beginn und Abschluss der Registrierung sowie Anmeldeversuche. Ein Besuch wird über einen täglich wechselnden, nicht rückrechenbaren Kennwert aus IP-Adresse und Browser erkannt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die vollständige IP-Adresse wird nach spätestens 30 Tagen gekürzt; Besuchsdaten werden nach 13 Monaten gelöscht. Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte. Die Länderzuordnung nutzt die Datenbank „IP to Country Lite“ von DB-IP (db-ip.com, CC BY 4.0) lokal auf unserem Server. Sie können jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO) – E-Mail an office@aconsultit.com.

Berater auf den öffentlichen Seiten

Der Berater (Chat-Fenster „Berater“) fragt zuerst, ob Sie einverstanden sind; erst nach Ihrer Zustimmung speichern wir Ihre Antworten und Fragen (Branche bzw. Ihre Beschreibung des Betriebs, Betriebsgröße, gewünschte Bereiche, heute genutzte Werkzeuge, Ihre Fragen und unsere Antworten) zusammen mit Sprache, aus der IP-Adresse abgeleitetem Land, der Seite und der Kampagnen-Quelle des Besuchs – ohne Cookies und ohne Namen. Zweck ist, Ihnen eine passende Empfehlung zu geben, Ihre Fragen, Vorschläge und Beschwerden zu bearbeiten und unser Angebot zu verbessern (Marktforschung); Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit per E-Mail widerrufen können. Lehnen Sie ab, wird nichts gespeichert. Fragen, die nicht aus unseren Antworttexten beantwortet werden, kann ein KI-Modell beantworten, das wir selbst betreiben; dabei werden nur Ihre Frage, Ihre Angaben im Berater und unsere Produktinformationen verarbeitet. Ihre E-Mail-Adresse und auf Wunsch Telefonnummer speichern wir nur, wenn Sie sie mit Einwilligung angeben, um Ihnen zu antworten bzw. Sie zurückzurufen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, jederzeit widerrufbar). Registrieren Sie sich aus dem Berater heraus, wird das Gespräch mit Ihrem neuen Konto verknüpft und Branche und Größe werden für die Einrichtung übernommen. Gespräche ohne Registrierung löschen wir nach 13 Monaten.

Mobile App & Offline-Geräte

Die App „APowerFlex“ (Android / iOS) zeigt Ihr Konto aus der Cloud bzw. vom APowerFlex-PC Ihres Betriebs im lokalen Netz an. Gespeichert werden auf dem Gerät nur die Adressen dieser PCs und ein signiertes Anmelde-Ticket (30 Tage gültig, endet mit „Überall abmelden“). Für Push-Benachrichtigungen speichern wir das Geräte-Token (Google Firebase Cloud Messaging bzw. Apple Push Notification Service) zu Ihrem Benutzer; der Inhalt einer Benachrichtigung ist der kurze Hinweistext Ihrer Glocke. Kamera, Fotos und Standort werden nur genutzt, wenn Sie die jeweilige Funktion aufrufen (Scannen, Foto anhängen, Zustellnachweis). Offline-PCs speichern die Daten Ihres Betriebs lokal und gleichen sie verschlüsselt mit der Cloud ab. Ihr Konto können Sie jederzeit selbst löschen (Mein Konto → Sicherheit → Mein Konto löschen); als Inhaber wird das Firmenkonto sofort geschlossen und innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

Freelance-Marktplatz

• Freelancer-Konten: Für Konten auf dem Marktplatz ist AConsultIT OÜ Verantwortlicher. Wir verarbeiten Name, E-Mail, Passwort (nur als Hash), Profilangaben (Kurzprofil, Über mich, Skills, Ort, Sätze, Steuermodus, USt-IdNr., Telefon, Portfolio), Leistungen, Bewerbungen, Nachrichten, Verträge und Bewertungen – zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Sichtbarkeit: Ist „Profil Unternehmen zeigen“ aktiv, sehen angemeldete Unternehmen Profil, Leistungen und Bewertungen. E-Mail-Adresse und Telefonnummer werden nicht angezeigt. Bewerbungen und Nachrichten sieht nur das jeweilige Unternehmen.
• Vertragsschluss: Nimmt ein Freelancer ein Angebot an, werden Name, Kontakt-, Steuer- und Vertragsdaten an das beauftragende Unternehmen übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ab dann ist das Unternehmen für diese Daten in seinem ERP selbst verantwortlich (Stunden, Rechnungen, Buchhaltung). Annahmezeitpunkt und IP-Adresse speichern wir als Nachweis des Vertragsschlusses (lit. f).
• Herkunft der Anmeldung: Enthält der Link, über den Sie sich anmelden, eine Quellangabe (z. B. ?ref= oder utm_source), speichern wir diese Angabe beim Konto, um zu erkennen, welche Empfehlungen und Kampagnen wirken (lit. f). Dafür werden keine Cookies gesetzt und keine Daten an Dritte gegeben.
• Werbung per E-Mail: nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Kästchen bei der Anmeldung bzw. im Profil, nie vorausgewählt; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 174 TKG 2021). Wir speichern Zeitpunkt und IP-Adresse als Nachweis. Widerruf jederzeit im Profil oder per E-Mail an office@aconsultit.com.
• Meldungen & Sperren: Gemeldete Inhalte prüfen wir; Sperren begründen wir gegenüber der betroffenen Person (Art. 16, 17 Digital Services Act).
• Steuerliche Meldepflichten: Soweit Plattformbetreiber gesetzlich zur Meldung von Anbieterdaten an Finanzbehörden verpflichtet sind (Richtlinie (EU) 2021/514 „DAC7“), können wir dafür zusätzliche Angaben (z. B. Steuer-Identifikationsnummer, Anschrift, Geburtsdatum) anfordern und übermitteln (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Speicherdauer & Export: bis zur Schließung des Kontos; Verträge und Nachweise danach entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Ihre Daten können Sie jederzeit im Profil als Datei herunterladen (Art. 15, 20 DSGVO).

Ihre Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch — Anfrage an office@aconsultit.com. Beschwerden: Österreichische Datenschutzbehörde (dsb.gv.at) bzw. Estnische Datenschutzinspektion (aki.ee).

Stand: Oktober 2026

Nutzungsbedingungen Freelance-Marktplatz

Stand: Oktober 2026 · verbindlich ist die deutsche Fassung

1. Rolle von APowerFlex

AConsultIT OÜ betreibt mit APowerFlex eine Plattform, auf der Unternehmen Aufträge ausschreiben und Freelancer sich bewerben oder Leistungen anbieten. Verträge über Leistungen kommen ausschließlich zwischen dem Unternehmen und dem Freelancer zustande. AConsultIT OÜ ist nicht Vertragspartei, nicht Arbeitgeber und nicht Vermittler im Sinne des Arbeitsrechts und übernimmt keine Gewähr für Erfüllung, Qualität oder Bezahlung.

2. Selbstständigkeit

Der Marktplatz ist für selbstständige Tätigkeiten bestimmt. Unternehmen und Freelancer sind selbst dafür verantwortlich, dass ihre Zusammenarbeit tatsächlich selbstständig gestaltet ist (u. a. keine Eingliederung in die Arbeitsorganisation, freie Zeit- und Ortswahl, eigenes unternehmerisches Risiko) und dass Steuer- und Sozialversicherungspflichten erfüllt werden.

3. Konten

Freelancer benötigen ein eigenes Konto mit bestätigter E-Mail-Adresse; Unternehmen nutzen ihr A Power Flex-Konto. Angaben müssen wahr und aktuell sein. Zugangsdaten sind geheim zu halten. Ein Konto kann jederzeit im Profil geschlossen werden.

4. Reihenfolge der Ergebnisse (Ranking)

Jobs und Freelancer werden ohne Bezahlung für Platzierungen gereiht. Hauptparameter sind: Übereinstimmung der Skills mit der Ausschreibung bzw. dem Profil (in Prozent angezeigt), Bewertungen und Anzahl abgeschlossener Aufträge, Aktualität (Datum der Ausschreibung, letzte Aktivität) sowie die vom Nutzer gesetzten Filter. Unvollständige Profile können weiter hinten erscheinen (Art. 5 Verordnung (EU) 2019/1150).

5. Unzulässige Inhalte und Verhalten

Nicht erlaubt sind insbesondere: rechtswidrige, irreführende oder diskriminierende Ausschreibungen, Scheinangebote, Spam und unaufgeforderte Massennachrichten, das Abfragen von Zugangsdaten oder Zahlungsdaten über Nachrichten sowie Inhalte, die Rechte Dritter verletzen.

6. Meldungen, Sperren und Beschwerden

Jede Ausschreibung und jedes Profil kann über „Melden“ gemeldet werden; Hinweise per E-Mail an office@aconsultit.com sind ebenfalls möglich (zentrale Kontaktstelle, Deutsch oder Englisch). Wir prüfen Meldungen zeitnah und können Inhalte entfernen, Ausschreibungen schließen oder Konten sperren. Betroffene erhalten eine Begründung mit den Tatsachen und der Rechtsgrundlage bzw. Bestimmung dieser Bedingungen (Art. 16, 17 Digital Services Act) und können sich innerhalb von sechs Monaten per E-Mail beschweren; wir prüfen die Beschwerde erneut und teilen das Ergebnis mit.

7. Entgelte

Die Nutzung des Marktplatzes ist für Freelancer derzeit kostenlos; für Unternehmen ist sie Teil des A Power Flex-Abos. Änderungen (z. B. Gebühren oder Zahlungsabwicklung über die Plattform) kündigen wir mindestens 15 Tage vorher an (Art. 3 Verordnung (EU) 2019/1150).

8. Bewertungen

Bewertungen dürfen nur nach einem abgeschlossenen Vertrag und nur einmal je Vertrag und Seite abgegeben werden. Sie müssen sachlich sein und auf eigener Erfahrung beruhen.

9. Haftung, Recht

Es gelten ergänzend die AGB von APowerFlex; für Freelancer gelten sie sinngemäß, soweit sie auf das Kundenkonto Bezug nehmen. Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss der Verweisungsnormen und des UN-Kaufrechts; zwingende Verbraucherschutzvorschriften bleiben unberührt.

Impressum

AConsultIT OÜ
Sitz: Sepapaja tn 6, 15551 Tallinn, Estland
Registrikood (Estnisches Handelsregister): 17431974
Geschäftsführer (Juhatuse liige): Amir Hanna
Betriebsstätte / Kontakt: Wien, Österreich
E-Mail: office@aconsultit.com · Tel. +372 5695 3778
Web: aconsultit.com

Wir sind nicht verpflichtet und nicht bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.